고려대학교 공간관리 통합시스템 구축
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고려대학교 공간관리 통합시스템은 그동안 시설별로 나뉘어 있던 호실 예약, 공간 대관, 수련관, 피트니스, 체육시설 예약과 호실 출입 신청을 하나의 공간예약 사이트로 통합하고, 토지·건물·호실 정보와 도면, 대학 정보공시, 공간비용 분석까지 하나의 관리 시스템에서 운영하도록 구축되었습니다. 교내 구성원은 학교 포털 계정으로 로그인해 소속과 신분에 맞는 공간과 시설을 한곳에서 예약하고, 관리 부서는 같은 기준으로 예약·출입·정산 업무를 처리합니다.
구축 배경
• 호실·대관·수련관·피트니스·체육시설 예약이 시설마다 따로 운영되어, 이용자와 관리 부서 모두를 위한 하나의 예약 창구 필요
• 호실 출입 신청과 승인, 출입 이력을 공간 정보와 연결해 관리할 필요
• 유료 시설의 이용료·환불과 교직원 급여 공제 등 정산 업무를 시스템으로 처리할 필요
• 토지·건물·호실 정보와 도면, 정보공시·공간비용 자료를 한 시스템에서 관리할 필요
구축 내용
통합 공간예약 사이트
• 호실 예약, 공간 대관, 수련관, 피트니스, 체육시설 예약과 출입 신청을 하나의 사이트에서 이용하며, 학교 포털 계정 로그인과 영문 화면, 모바일 이용 지원
• 소속 단과대학과 신분에 따라 예약 가능한 공간과 이용 가능한 기능을 자동으로 구분
• 예약·신청·환불 내역을 마이페이지에서 한 번에 확인
시설별 예약·정산 관리
• 체육시설은 무료·유료 예약, 모임 개설·가입과 매칭 경기 신청을 지원하고, 매월 무료 예약 심사와 수업·훈련 반복 예약 등록을 관리
• 예약 목적별 가격 정책과 취소 시점별 환불 정책을 설정하고 환불 요청을 처리
• 수련관은 캘린더 기반 예약과 성수기·비수기·휴관 정책을 관리하고, 교직원 이용료 급여 공제 파일 생성과 공제 안내 메일 발송 지원
• 피트니스는 일일·정기 프로그램과 사물함 신청, 승인·환불을 관리
• 공간별 예약 담당자와 공휴일·요일별 제한, 공간·사용자 예약 제한을 설정하고, 승인·반려·취소 사유를 메일로 안내
출입관리 연계
• 이용자가 호실 출입을 신청하면 호실별 출입 담당자에게 메일로 알리고, 담당자가 승인·관리
• 지정형 호실은 출입 가능 인원을 관리자가 직접 등록
• 호실별 출입 장비를 관리하고, 호실별 출입 인원 현황과 건물별·일자별 출입 이력 조회
토지·건물·도면 관리
• 토지 정보와 공시지가(국토교통부 API 연계)를 관리하고, 무단 점유지 관리대장과 측량·무허가건물·임대차계약·소송 이력을 지도 위치와 함께 관리
• 건물·층·호실 정보와 공간 도면, 공사 도면을 관리하고, 공간 정보 변경은 신청·승인 절차를 거쳐 반영
• 공간 대여·협약 신청 검토와 임대 계약 관리
정보공시·공간효율 분석
• 교지 확보율과 교사 확보율(입학정원·재학생 기준), 건물별·대학별·계열별 시설 통계 산출
• 연구과제, 교원·직원 수, 교차수강을 보정한 학생 수 등 기초정보를 연계해 단과대학별 공간비용 산출
솔루션 화면 이미지
구축 성과 및 효과
• 시설별로 흩어져 있던 예약 창구를 하나로 통합해, 교내 구성원은 한 사이트에서 모든 시설을 예약하고 관리 부서는 같은 기준으로 예약을 운영
• 출입 신청과 승인, 출입 이력을 공간 정보와 연결해 호실 출입 관리의 투명성 강화
• 이용료·환불·급여 공제 등 정산 업무를 시스템으로 처리해 수작업 부담 감소
• 토지부터 호실까지 공간 정보와 도면을 한 시스템에서 관리하고, 정보공시와 공간비용 자료를 바로 산출